Privacy

Privacyverklaring volleybalvereniging Minerva

 

  1. Inleiding
    Dit document beschrijft het privacybeleid van volleybalvereniging Minerva op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
  2. Doel
    De persoonsgegevens die Minerva bewaart, zijn nodig voor de administratie, contributie-inning, mailings, teamindelingen en andere communicatieve en analyse-doeleinden. Deze gegevens dienen uitsluitend voor verenigingsdoeleinden en om de vereniging te laten functioneren. Hiermee heeft Minerva een gerechtvaardigd belang om de persoonsgege-vens genoemd onder 3) te bewaren.
  3. Verantwoordelijkheid
    Het bestuur heeft de volle verantwoordelijkheid voor de bescherming van de persoons-gegevens van de Minerva-leden.
  4. Persoonsgegevens
    Minerva bewaart in de ledenadministratie van elk lid, erelid, lid van verdienste, trainer, coach, scheidsrechter en andere begeleiders en vrijwilligers de volgende gegevens (voor zover van toepassing):
    – Relatienummer Nevobo;
    – Lidsoort;
    – Volledige naam;
    – Geslacht;
    – Geboortedatum;
    – Volledig adres;
    – Postcode;
    – Plaats;
    – Mobiel telefoonnummer;
    – E-mailadressen (soms van ouders van jeugdleden);
    – Diploma’s en licenties met betrekking tot volleybal;
    – Lid sinds;
    – Team;
    – Bankrekeningnummer;
    – Pasfoto van competitiespelende leden;
    – Kledingmaat (van shirt en short).
    Als een lid zijn of haar lidmaatschap van Minerva opzegt, verwijdert de ledenadministra-teur de desbetreffende persoonsgegevens binnen drie kalendermaanden.\
  5. Bijzondere persoonsgegevens
    Minerva bewaart geen bijzondere of biometrische persoonsgegevens in de ledenadmini-stratie. Hierop zijn twee uitzonderingen.
    -1. Minerva bewaart van competitiespelende leden een digitale pasfoto. Deze pasfoto is nodig voor de spelerspas die de Nevobo van elk competitiespelend lid vereist.
    -2. Minerva bewaart per seizoen van alle competitiespelende leden de kledingmaten. Dit is nodig voor een goed beheer van de wedstrijdkleding (team, naam, rugnummer en kle-dingmaten van shirt en short).
  6. Bekendmaking
    Minerva heeft deze privacyverklaring vastgelegd tijdens de algemene ledenvergadering van 8 september 2019. De privacyverklaring is gepubliceerd op de website www.vvminerva.nl.
    De algemene ledenvergadering heeft toestemming gegeven de onder 3) vermelde gege-vens te bewaren in de ledenadministratie.
    Daarnaast heeft de algemene ledenvergadering toestemming gegeven om foto’s en an-der beeldmateriaal van Minerva-activiteiten (waaronder competitiewedstrijden, trainingen en toernooien) te publiceren (website, (digitale) nieuwsbrief, krant, mailing, sociale me-dia).
    In het Huishoudelijk Reglement is vastgelegd dat Minerva een Privacyverklaring heeft, waarin het privacybeleid is vastgelegd en hoe de algemene ledenvergadering dit kan aanpassen.
  7. Inzien persoonsgegevens
    Elk lid van Minerva kan via de secretaris de eigen persoonsgegevens inzien die Minerva bewaart.
  8. Sportlink
    Alle persoonsgegevens van Minerva staan in de webtoepassing Sportlink ‘in the cloud’.
    De penningmeester deelt op verzoek van het bestuur individuele wachtwoorden uit om de online-toepassing Sportlink te kunnen gebruiken.
    Individuele leden van Minerva hebben geen toegang tot Sportlink.
  9. Kopieën
    Er bestaan geen recente fysieke kopieën van de ledenadministratie. Er bestaat ook geen digitaal back-up-bestand.
  10. Gebruikersnaam en wachtwoord
    Sportlink is alleen via een gebruikersnaam en wachtwoord in te zien.
    Het bestuur bepaalt of anderen dan genoemd onder 10) (tijdelijk) toegang krijgen tot Sportlink. Een tijdelijke toegang tot Sportlink zal slecht onder toezicht van een bestuurs-lid gebruikt kunnen worden.
  11. Toegang tot Sportlink
    Toegang tot Sportlink hebben de ledenadministrateur, penningmeester, secretaris, één lid van de Jeugdcommissie en de webmaster.
    Als een hiervoor genoemde functie door een personele wijziging verandert, wordt de toe-gang tot Sportlink aan de nieuwe persoon toegewezen. De oude toegang is dan niet lan-ger bruikbaar.
    Alleen de penningmeester en de ledenadministrateur hebben schrijfrechten, anderen hebben raadpleegrechten in Sportlink.
  12. Functionaris gegevensbescherming
    De functie ‘functionaris gegevensbescherming’ wordt uitgeoefend door de secretaris.
  13. Verwerkersovereenkomsten
    De Nevobo heeft toegang tot de persoonsgegevens.
  14. Overeenkomsten derden
    Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden om persoonsgegevens van Mi-nerva te gebruiken.
  15. Datalek
    Een datalek meldt de secretaris van Minerva direct na constatering bij de Autoriteit Per-soonsgegevens.
    Omdat de persoonsgegevens die Minerva bewaart uitsluitend voor verenigingsdoeleinden gebruikt (kunnen) worden, zijn de risico’s bij datalekken relatief beperkt.

April 2019